Facture freelance : comment la rédiger ?

Facture freelance : comment la rédiger ?

Après le contrat de travail et le devis, la facture est le document le plus important pour un travailleur indépendant. Ce document comptable, obligatoire à la fin de chaque prestation, doit être conservé en deux exemplaires. Il atteste de la transaction commerciale et justifie le paiement de la mission terminée. Vous débutez votre carrière et vous vous interrogez sur les mentions obligatoires à inclure ? Nature du service facturé, TVA, mode de calcul, points de vigilance... Chez WeFree, nous vous accompagnons dans votre réussite avec un guide complet sur les étapes de rédaction de cette pièce.

Quel est le meilleur moyen pour rédiger votre facture freelance ?

Pour travailler en indépendant et facturer chaque prestation de service sans risquer un contrôle fiscal, nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de facturation. La plupart des solutions disponibles facilitent aussi la création de devis et le suivi de votre comptabilité. Avec cet outil, chaque édition se fait de manière chronologique et conforme aux normes en vigueur. La plateforme permet en outre de centraliser vos données pour éviter les erreurs de gestion.

N'hésitez pas à télécharger gratuitement un modèle de facture et à l'ajuster à votre activité en cas de besoin. Vous pouvez aussi demander un exemple de facture à un expert-comptable si le modèle gratuit ne vous convient pas. Tout dépend du temps dont vous disposez pour effectuer cette tâche.

Le principal avantage du portage commercial réside dans la gestion administrative simplifiée qu'il offre. Avec une solution comme WeFree, vous bénéficiez d'une prise en charge de la facturation et des paiements côté client. Grâce à notre plateforme pour freelance, vous n'aurez donc aucune formalité liée aux factures à remplir.

Quel mode de calcul devez-vous choisir pour établir une facture ?

Vous pouvez facturer vos honoraires de deux manières : à la durée ou au forfait. La seconde option s'avère plus judicieuse dans le cas d'une mission ponctuelle. Privilégiez cependant la facturation au taux journalier moyen (le TJM en freelance) quand votre client a besoin de vous pour une période contractualisée.

La durée pour une mission de consulting

Elle s'impose lorsque les livrables de votre mission se définissent progressivement au cours de son exécution. Ce mode de calcul constitue la « bonne pratique » si l'objet du contrat repose sur votre expertise.

Le projet pour lequel votre client fait appel à vos services présente plusieurs incertitudes ? Il s'avère difficile de cerner tout le périmètre de la tâche à réaliser ? Choisissez la facturation à la durée pour couvrir vos arrières avec une obligation de moyen. Nous vous recommandons de toujours prévenir votre client avant d'effectuer un dépassement de la durée initiale prévue.

Le forfait pour facturer un livrable

Le forfait s'applique quand l'objet de la prestation est connu et défini : rédaction d'un article de blog, création d'un site web, modélisation d'un ours en 3D... À partir de l'estimation du temps de travail et les éventuelles corrections, chiffrez votre proposition au forfait.

Il suffit de multiplier le taux horaire ou journalier par le nombre de jours requis, sans préciser le détail de votre calcul. Une mauvaise estimation dévalue votre prestation. Nous vous suggérons donc de bien cerner les détails de la mission et les livrables attendus avec votre client en amont.

Soyez précis dans le tarif de base et sur le nombre de corrections/retours par défaut. Les graphistes indépendants incluent par exemple 3 allers-retours avec le client pour garantir sa totale satisfaction par rapport au design proposé. N'hésitez pas à créer des forfaits additionnels pour les prestations complémentaires que vous jugez utiles.

Les mentions obligatoires sur une facture de freelance

La rédaction du document qui justifie votre paiement en fin de prestation obéit à des règles strictes. Pour obtenir le droit de facturer un client, vous devez en premier lieu choisir une forme juridique. Les travailleurs indépendants choisissent entre le statut pour freelance d'auto entrepreneur (régime micro), l'entreprise individuelle (EI) et la prestation en société (EURL ou SASU). Lesdites normes concernent aussi les données à faire apparaître sur cette pièce comptable.

Les informations générales

Sur la facture, la présence du numéro SIREN et des coordonnées du freelance (nom, prénom, adresse professionnelle, numéro ou e-mail) constitue une obligation légale. Vous devez par ailleurs indiquer le terme « EI » à proximité de votre nom/prénom depuis le 15 mai 2022. Parmi les autres informations nécessaires, nous retenons :

  • L'adresse du siège social, le numéro SIREN et les coordonnées du client ;

  • La nature de la prestation et la date de la vente ;

  • Le numéro de facture ;

  • La date d'émission du document ;

  • La date limite de paiement de votre mission ;

  • Le détail du service ou du bien (quantité et montant total) ;

  • Le prix unitaire et la TVA relative à la transaction ;

  • Le numéro de TVA selon le cas.

D'autres éléments s'ajoutent à cette liste, dont la description de la prestation en quelques lignes et l'escompte pour un paiement anticipé. Indiquez aussi tout rabais, ristourne ou remise à la date de la vente sans oublier la pénalité de retard en cas de dépassement du délai de règlement.

Les réformes en matière de facturation

En micro-entreprise ou sous toute autre forme en base de TVA, le montant total apparaît hors taxe. N'oubliez pas d'ajouter la mention « TVA non-applicable, article 293B du CGI » sous votre total si vous ne dépassez pas les seuils en vigueur. Vous exercez en SASU/EURL ? Indiquez la raison sociale de votre entreprise, son capital social, son numéro d'identification et son taux de TVA.

Depuis juillet 2024, chaque facture relative à une vente de biens doit inclure l'adresse de livraison quand elle diffère du lieu de facturation. Votre document comptable précise aussi la nature de l'opération concernée : prestation de services, livraison de biens... Le règlement de la TVA d'après les débits se traduit par l'indication « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits ».

La facturation électronique deviendra, quant à elle, une obligation légale pour les entreprises assujetties à la TVA d'ici septembre 2026. Les PME et TPE bénéficieront d'une année supplémentaire pour s'y conformer. Vous devrez :

  • Respecter un format électronique normé ;

  • Inclure de nouvelles mentions obligatoires ;

  • Transmettre vos documents comptables via la plateforme dédiée Chorus Pro.

L'objectif de cette démarche ? Permettre à l'administration fiscale de mieux collecter les données de toutes les entreprises.

Facturation pour un travailleur indépendant : à quoi devez-vous faire attention ?

En plus d'avoir un numéro unique, une facture ne se supprime pas. Pour l'annuler et éviter une erreur de facturation (délai de paiement, montant total, mentions légales...), vous devez émettre une facture d'avoir.

Le freelance a l'obligation légale de conserver tout document comptable et pièces justificatives en relation avec son activité professionnelle. Cette période de sécurité couvre les 10 ans qui suivent l'édition de la pièce en vertu de l'article L123-22 du Code de commerce. Nous vous recommandons cependant de les garder plus longtemps.

La facturation de prestation de services à une structure étrangère implique des règles spécifiques, dont la déclaration aux services des douanes. Vous devez alors demander un numéro de TVA intracommunautaire, même avec le statut de micro-entreprise.

La conformité de la facture reste une priorité absolue. En cas de non-facturation ou d'erreurs dans la rédaction, une amende fiscale de 15 € peut être appliquée pour chaque mention incorrecte ou manquante. Elle s'applique à chaque document erroné avec pour plafond le ¼ du montant total.

Vous exposez votre entreprise à un litige suivi d'une amende de 75 000 € (personne physique) et 375 000 € (personne morale). C'est l'une des raisons pour lesquelles nous vous invitons à devenir freelance avec WeFree et à déléguer les tâches administratives à une équipe experte.